Le statut de nouvel entrant dans la démarche Qualiopi

Obtenir la certification Qualiopi dès le démarrage de son activité ou lors de l’ouverture d’une nouvelle catégorie d’actions soulève souvent la même question : suis-je considéré comme nouvel entrant ?

Ce statut, encadré par le Référentiel National Qualité, prévoit des modalités d’audit spécifiques sur plusieurs indicateurs lors de l’audit initial. Comprendre ces règles permet d’anticiper les attentes de l’auditeur et de sécuriser son entrée dans le cycle de certification.

S’inscrire dans une démarche de certification Qualiopi conduit inévitablement au Référentiel National Qualité !

Ce guide structuré en 7 critères et 32 indicateurs décrit le niveau d’exigences de vos prestations de formation que l’on parle de communication, de conception, de réalisation et d’adaptation des moyens, des compétences et des ressources nécessaires, de la prise en compte de l’environnement professionnel de votre organisme et le recueil des appréciations des parties prenantes.

Chaque mois sur notre blog, nous vous invitons à une lecture thématique particulière du référentiel et de ses indicateurs.  Ils seront décryptés sous forme d'articles thématiques, afin de rendre plus accessible leur compréhension et leur interaction.

Après avoir exploré la diffusion d’informations, l’individualisation des parcours, les spécificités de l’apprentissage ou encore la relation entre l’organisme de formation et l’entreprise, ce nouvel article s’intéresse à une situation particulière du parcours de certification : le statut de nouvel entrant.

Encadré par le Référentiel National Qualité, ce statut concerne les prestataires qui débutent leur activité ou qui ouvrent une nouvelle catégorie d’actions. Il prévoit des modalités d’audit spécifiques sur plusieurs indicateurs (2 – 3 – 11 – 13 – 14 – 19 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32), avec une approche centrée sur la formalisation des processus plutôt que sur leur mise en œuvre complète dès l’audit initial.

Comprendre les règles et les modalités d’audit adaptées

Lorsqu’un organisme de formation démarre son activité ou qu’un prestataire déjà existant se diversifie vers une nouvelle catégorie d’actions (action de formation, apprentissage, bilan de compétences ou VAE), une question revient fréquemment : suis-je considéré comme un “nouvel entrant” dans la démarche Qualiopi, et quelles en sont les conséquences ?

Cet article vise à apporter une réponse claire et pédagogique à cette interrogation.

Sont considérés comme nouveaux entrants au regard du Référentiel National Qualité :

• les prestataires dans leur première année d’activité en tant qu’organisme de formation ;

• les prestataires qui démarrent une nouvelle catégorie d’actions, uniquement pour les indicateurs applicables à cette nouvelle catégorie.

  
  

Autrement dit, un organisme déjà certifié Qualiopi peut être considéré comme nouvel entrant (partiellement), dès lors qu’il ajoute une activité relevant d’un champ nouveau (ex. : ouverture des formations à l’apprentissage).

Pour tenir compte de la réalité opérationnelle des nouveaux entrants, certains indicateurs font l’objet de modalités d’audit spécifiques lors de l’audit initial.

Il s’agit des indicateurs :2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32.

Les autres indicateurs du Référentiel National Qualité sont, quant à eux, audités selon les règles classiques, sans adaptation particulière.

Pour les indicateurs concernés par ce statut de nouvel entrant, l’organisme certificateur ne cherche pas à vérifier une mise en œuvre complète, mais s’attache à examiner le niveau de formalisation des processus lors de l’audit initial.

Cette approche volontairement allégée vise à :

• offrir une opportunité aménagée d’intégration à ce cadre ;

• reconnaître que certaines actions ne peuvent pas encore être pleinement déployées faute de recul ;

• s’assurer néanmoins que les bases du système qualité sont bien posées.

L’échantillonnage étant nécessairement limité, l’audit consiste principalement à vérifier que les processus sont pensés, structurés et formalisés.

Plus concrètement, lors de l’audit initial, le niveau attendu peut se définir comme ceci :

	Indicateur 2 Les indicateurs permettant de suivre les résultats de la prestation au regard des objectifs sont pré-identifiés au moment de l’audit initial et ils seront audités au moment de l’audit de surveillance.
	Indicateur 3 L’indicateur n’est pas traité lors de l’audit initial. Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle (enregistrée au RNCP), la communication sur les taux d’obtention des certifications sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 11 Le processus d’évaluation existe et est formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 13 Le processus d’articulation des apprentissages est formalisé pour les deux lieux de formation : en centre de formation et en entreprise. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 14 L’accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté est formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 19 Les ressources pédagogiques doivent être prévues, et des dispositions seront mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 22 L’indicateur n’est pas traité lors de l’audit initial. L’entretien et le développement des compétences du personnel seront démontrés lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 24 Seule la mise en place d’une veille sur les évolutions des compétences, des métiers, des emplois est présentée. L’exploitation des enseignements et les impacts éventuels seront audités lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 25 Dans le même esprit, la mise en place d’une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques est expliquée. L’analyse de ces informations et les évolutions potentielles des prestations seront auditées lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 26 La mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap est attendu. Dans le cas d’accueil de personnes en situation de handicap, les modalités de recours et les mesures spécifiques d’accompagnement d’orientation seront présentées lors de l’audit de surveillance.
	Indicateur 32 L’indicateur n’est pas traité lors de l’audit initial. La mise en place d’une démarche d’amélioration continue sera auditée à l’audit de surveillance.

En définitive, le statut de nouvel entrant ne constitue ni une dérogation ni une simplification du Référentiel National Qualité, mais une modalité d’audit adaptée à la réalité de démarrage d’une activité ou d’une nouvelle catégorie d’actions.

L’objectif reste identique : démontrer la capacité de l’organisme à inscrire durablement ses prestations dans une démarche qualité structurée, cohérente et conforme aux exigences Qualiopi.

L’audit initial permet ainsi de vérifier que les fondations sont solides, même lorsque certains résultats ou retours d’expérience ne peuvent pas encore être pleinement observés. L’audit de surveillance viendra ensuite confirmer la mise en œuvre effective des processus formalisés.

Anticiper ce statut, identifier les indicateurs concernés et préparer les éléments attendus permet d’aborder l’audit initial avec davantage de lisibilité et de sécuriser l’entrée dans le cycle de certification.