Foire aux questions

QUALIOPI est la marque de Certification Nationale Qualité des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences (OPAC). C’est le nom officiel qui a été attribué à la certification dite « RNQ». Dans le cadre de la loi n°2018-771 du 5 Septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », seuls les certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC sont en mesure de délivrer la certification QUALIOPI. L’utilisation de la marque QUALIOPI est soumise à une charte définissant ses règles d’usage.

La certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics ou paritaires (État, régions, OPCO, Transitions Pro, etc.) pour leurs actions de formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage. Être certifié Qualiopi renforce la crédibilité de l'organisme auprès des financeurs, des entreprises et des bénéficiaires, signalant un engagement envers la qualité des prestations. ​ La certification Qualiopi permet à l'organisme de se distinguer des autres prestataires en mettant en avant sa démarche qualité reconnue par l'État. De nombreux financeurs et donneurs d'ordre exigent la certification Qualiopi comme critère d'éligibilité pour participer à des appels d'offres ou pour référencer des organismes de formation.

Pour initier une demande certification Qualiopi, seul votre NDA suffit. Ou à défaut, la preuve de la demande de NDA datant de moins de 3 mois. La délivrance de la certification exige plusieurs prérequis : Un NDA valide La mise en œuvre d’au moins une formation

La durée de l’audit initial est définie dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour calculer cette durée : Le nombre de catégories d’actions concourant au développement des compétences proposées par le prestataire (action de formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences) Le chiffre d’affaires de l’organisme Le nombre de sites à auditer (dans le cadre d’un organisme multi-sites)

Sont concernés les organismes de formation, prestataires d'actions concourant au développement des compétences, visés à l'article L. 6351-1 du code du 1 travail, qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou paritaires (État, régions, OPCO, Transitions Pro, etc.). Cela inclut les actions de formation, les bilans de compétences, la validation des acquis de l'expérience (VAE) et les actions de formation par apprentissage.

La certification est accordée pour une durée de trois ans. Elle comprend : Un audit initial, qui permet de vérifier que les actions de développement des compétences répondent aux exigences requises ; Un audit de surveillance, qui permet de s’assurer de la bonne application du référentiel ; Avant la date d’échéance de sa certification, l’organisme doit réaliser son audit de renouvellement afin d'éviter une rupture de certification.

Les échéances à anticiper sont les suivantes : Audit de Surveillance : entre 14 et 22 mois suivant la date d'obtention de la certification. Audit de Renouvellement : quatre mois au minimum avant la date d'échéance du certificat, un audit de renouvellement doit être planifié afin d’assurer la continuité de la certification. Traitement des non-conformités : Répondre aux non-conformités (mineures : plan d'actions sous 1 mois, mise en œuvre sous 6 mois ; majeures : actions correctives effectives sous 3 mois) dans les délais impartis par l'organisme certificateur pour éviter la suspension ou le refus de la certification.

Vous recevez, en amont de l’audit, un plan d’audit. L’audit QUALIOPI se structure de la façon suivante : Réunion d’ouverture Audit : tous les indicateurs concernés sont audités et les éléments de preuve, examinés Réunion synthèse Réunion de clôture

Le Guide de lecture du référentiel est le document de référence. Il précise, pour chaque indicateur : Une définition Le niveau attendu Des exemples d’éléments de preuves Les non-conformités

ISQ Certification peut, à votre demande, effectuer un pré-audit à distance ou sur site. Le pré-audit ne fait pas partie du processus de certification QUALIOPI. Il a pour objectif d’effectuer une évaluation factuelle de l’état de préparation du prestataire au regard des critères et des indicateurs de la certification.

L'audit initial porte sur l'ensemble des critères et indicateurs applicables du RNQ, afin de vérifier la conformité des processus de l'organisme.

L’audit de surveillance doit se dérouler entre le 14e et 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification. Il permet de vérifier que l’organisme satisfait toujours aux critères du Référentiel national qualité.

L’audit de surveillance comporte à minima la vérification des points suivants : les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures (indicateurs 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21,22,26,27,29,31 et 32) les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail ; pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, tous les indicateurs applicables sont audités ; les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

Pour les organismes multi-sites, l’échantillonnage est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6 et arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend a minima un site non audité à l’audit précédent. Lorsque l’ensemble des catégories d’action ne sont pas regroupées sur au moins un site non audité lors de l’audit initial, un ou plusieurs sites pourront également être rajoutés à l’échantillonnage afin de pouvoir couvrir l’ensemble des catégories d’action certifiées.

L'audit de renouvellement est l'audit qui permet de prolonger la certification Qualiopi pour un nouveau cycle de 3 ans. Il s'agit de vérifier que l'organisme de formation continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).

L'audit de renouvellement doit être réalisé avant la date d’échéance du certificat Qualiopi en cours. Il est préférable de l'anticiper, idéalement 4 à 5 mois avant cette date, pour laisser le temps de traiter d'éventuelles non-conformités.

Oui, il est possible de profiter de la période de renouvellement pour modifier son périmètre de certification.

Une extension de la certification Qualiopi est une démarche volontaire d'un organisme déjà certifié pour inclure une ou plusieurs nouvelles catégories d'actions de formation (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) ou pour ajouter un ou plusieurs nouveaux sites dans le périmètre de sa certification existante.

Extension de catégories d'actions : L'organisme certificateur réalisera un audit sur les indicateurs liés aux nouvelles catégories d’actions demandées. La durée de cet audit sera calculée en fonction du nombre de nouvelles catégories comme un audit initial. Extension de sites : L'organisme devra suivre la procédure d'ajout de nouveaux sites. Ces sites devront être audités, en procédant à un échantillonnage dans les conditions prévues à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit. Un organisme mono-site qui ajoute des sites et devient multi-sites devra se soumettre à un nouvel audit initial en tant qu’organisme multi-sites.

Si l’organisme qui acquiert de nouveaux sites était constitué d’un site unique, il devra se soumettre à un nouvel audit initial en tant qu’organisme multi-sites. Après ce nouvel audit initial, un nouveau certificat sera émis, avec une nouvelle date de validité et la mention des sites.

La durée de l'audit initial pour un organisme mono-site est déterminée en fonction de son chiffre d'affaires et du nombre de catégories d'actions pour lesquelles la certification est demandée.

La durée de l'audit initial pour un organisme multi-sites est calculée en prenant la durée de référence applicable à un organisme mono-site ayant le même chiffre d'affaires et les mêmes catégories d'actions, et en y ajoutant une demi-journée par site supplémentaire à auditer.

Comment se déroule un audit ? Vous recevez, en amont de l’audit, un plan d’audit. L’audit Qualiopi se structure de la façon suivante : Réunion d’ouverture : présentation des personnes présentes et description de l’activité de l’organisme Audit : tous les indicateurs concernés sont audités et les éléments de preuve, examinés Synthèse de l’audit : L’auditeur prend un moment seul pour synthétiser les éléments constatés lors de l’audit Réunion de clôture : L’auditeur présente les constats de l’audit et le cas échéant les non-conformités constatées.

Les audits suivants peuvent être réalisés à distance : Audit de surveillance Audit d'extension de site(s) Pré-audit Une vérification de la fonctionnalité des outils de communication à distance est réalisée par l’auditeur en amont de l’audit (fonctionnement micro, caméra et partage d’écran).

La Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi précise les conditions d’utilisation. Vous pouvez utiliser le logo Sur votre site internet en page d’accueil, en pied de page ou dans un onglet dédié, en précisant les actions certifiées. Sur un catalogue de formation, reprenant toute votre activité. Sur des diaporamas pour présenter votre organisme (pour répondre à un appel d’offres notamment). Sur des affiches ou brochures qui mettent en avant votre organisme et son fonctionnement

L’organisme de formation doit rendre son certificat Qualiopi visible dans ses locaux et sur son site internet. Dans les locaux : Le certificat doit être affiché de manière claire et accessible à tous, notamment aux stagiaires, apprentis, clients et financeurs. Sur le site internet : Il doit être visible sur le site web ou facilement consultable en ligne. Si l’organisme ne dispose ni de locaux ni de site internet, il doit pouvoir fournir une copie intégrale du certificat sur demande aux stagiaires, apprentis ou financeurs.

Il est interdit d’utiliser la marque Qualiopi : Dans une publicité (publication ou tout support média) pour une action de formation en particulier. Sur l’attestation de réalisation ou sur tout support dédié uniquement à une action de formation. En utilisant un logo modifié – éléments précisés dans la Charte graphique Qualiopi

Les organismes certificateurs s’assurent, tout au long du cycle de certification, du respect de l’usage de la marque. En cas de manquement constaté aux dispositions du Règlement d’usage, après que le PAC a été appelé à s’expliquer, le certificateur lui notifie les manquements avérés par tous moyens et le met en demeure de se mettre en conformité. À défaut de mise en conformité, le certificateur peut procéder à la suspension, au retrait ou au non-renouvellement de la certification. L’audit de surveillance est l’un des temps forts du cycle de certification. En cas d’usage non conforme de la marque constaté par l’Etat, le Garant de la certification en sera informé et en tirera toutes les conséquences sur la certification qualité.

La durée et l’échantillonnage des sites est constituée, hors la fonction centrale auditée lors de chaque audit du cycle, selon les modalités suivantes : audit initial et de renouvellement : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche, choisis aléatoirement par l’organisme certificateur; audit de surveillance : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend à minima un site non audité lors de l’audit précédent.

Non, le calcul de l'échantillon des sites à auditer se fait hors fonction centrale, qui est obligatoirement auditée lors de chaque audit.

Oui, si le site a une présence permanente de personnel de l'organisme. De plus, l'audit d'un site dédié à la réalisation de la formation permet de vérifier la conformité de certains indicateurs du référentiel national qualité.

Il est nécessaire de procéder à un nouvel audit initial pour vérifier que l'organisme répond aux critères d'un organisme multi-sites.

Un organisme de formation est considéré comme nouvel entrant lorsque : il se trouve dans sa première année d’activité. il débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2,3,11,13,14,19,22,24,25,26 et 32 du référentiel national font l'objet de modalités d'audit adaptées, leur mise en œuvre sera vérifiée lors de l’audit de surveillance. La durée de l'audit de surveillance est majorée d'une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs ayant bénéficié de modalités aménagées lors de l’audit initial.

Oui, tout organisme considéré comme nouvel entrant souhaitant initier son cycle de certification Qualiopi bénéficie de 15% de réduction sur le coût de la certification Qualiopi.

Dès lors qu’il intervient dans tout ou partie d’une action de formation, il a obligation de posséder un NDA.

L'organisme de formation doit recueillir et conserver des preuves documentées que ses sous-traitants respectent les exigences Qualiopi. Ces preuves peuvent inclure des contrats, des rapports d'évaluation, des témoignages de clients, des certifications, etc.

Oui, la réglementation n'impose pas aux sous-traitants d'être certifiés Qualiopi. Cependant, l'organisme de formation reste responsable de la conformité de ses sous-traitants aux exigences de la certification Qualiopi.

Le transfert de certification Qualiopi permet à un organisme de formation déjà certifié de changer d’organisme certificateur sans perdre la validité de sa certification. Ce transfert doit respecter les règles définies par le Comité Français d’Accréditation (Cofrac) et garantir la continuité de la certification.

Un transfert de certification Qualiopi est possible lorsque l’organisme souhaite changer de certificateur pour des raisons organisationnelles, économiques ou stratégiques. Il peut aussi être nécessaire si le certificateur actuel cesse son activité ou perd son accréditation.

Le transfert de certification suit plusieurs étapes : Vérification de l’éligibilité du transfert auprès du nouvel organisme certificateur, Analyse du dossier et des audits précédents pour assurer la continuité, Validation du transfert et émission d’un nouveau certificat sans interruption de validité.

Non, la durée de validité de la certification initiale est conservée après un transfert. L’échéance reste la même que celle indiquée sur le certificat délivré par le précédent organisme certificateur.

Lors d'un audit Qualiopi, un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du Référentiel national qualité (RNQ) est qualifié de non-conformité, qui peut être mineure ou majeure. Une non-conformité mineure correspond à une application partielle d'un indicateur sans compromettre la qualité de la prestation. Les indicateurs 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28 et 30 peuvent entraîner des non-conformités mineures ou majeures. Une non-conformité majeure se produit en cas de non-application d'un indicateur ou de son application partielle au point de remettre en question la qualité de la prestation. Les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du RNQ ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures.​ En cas de non-conformité, l’organisme certificateur informe l'organisme candidat par e-mail des constats de l'auditeur dans un délai maximal de 15 jours.

En cas de non-conformité mineure, l'organisme dispose d'un mois pour envoyer un plan d'actions à ISQ Certification, qui doit être mis en œuvre sous six mois et dont la réalisation sera vérifiée à l'audit de surveillance. Une non-conformité mineure non levée à l'audit suivant devient majeure. Au-delà de quatre non-conformités mineures, les suivantes devront être traitées comme des non-conformités majeures par l’organisme. Pour une non-conformité majeure, les actions correctives doivent être effectives sous trois mois et des éléments de preuves doivent être transmis à ISQ Certification, qui dispose d’un délai maximum d’un mois pour valider les actions mises en œuvre. Le non-respect de ce délai entraîne un refus, une suspension, un retrait ou un non-renouvellement de la certification. Un nombre de non-conformités majeures égal ou supérieur à 50% des indicateurs audités requiert un audit complémentaire pour vérifier les actions correctives.

A défaut de mise en œuvre effective des actions correctives dans un délai de trois mois, la décision relative à la certification sera impactée de la manière suivante : Refus de certification : Si la non-conformité majeure est identifiée lors d'un audit initial. Suspension de la certification : Si l'organisme est déjà certifié. La certification est temporairement invalidée. Retrait de la certification : Si la non-conformité majeure n'est pas corrigée pendant la période de suspension ou si la gravité de la non-conformité le justifie. La certification est définitivement annulée pour la ou les catégories d'actions concernées. Non-renouvellement de la certification : Si la non-conformité majeure n'est pas résolue avant l'échéance du cycle de certification.