Analyse des indicateurs Qualiopi - Sous-traitance : transparence et responsabilité
- Benjamin Finzi
- 17 nov.
- 4 min de lecture
Le recours à la sous-traitance est une pratique courante dans la formation professionnelle. Mais cette délégation exige rigueur et clarté : les responsabilités du donneur d’ordre et du sous-traitant doivent être précisément définies, formalisées et tracées.
Cet article décrypte les principaux indicateurs Qualiopi concernés – de l’information au public (1, 2, 3) à la gestion des moyens humains (17, 21, 27) – et les exigences renforcées pour les prestataires intervenant dans le cadre du CPF depuis avril 2024.
S’inscrire dans une démarche de certification Qualiopi conduit inévitablement au Référentiel National Qualité !
Ce guide structuré en 7 chapitres (ou critères) et 32 indicateurs décrit le niveau d’exigences de vos prestations de formation que l’on parle de promotion, conception, réalisation reliée à de multiples ressources ou recueillir les impressions des parties prenantes.
Une lecture perçue parfois comme complexe que nous vous proposons d’éclairer autrement.
Chaque mois sur notre blog, nous vous invitons à une lecture thématique particulière du référentiel et de ses indicateurs. Regroupés par grandes fonctions de l’activité de formation, ils seront décryptés sous forme d'articles thématiques, afin de rendre plus accessible leur compréhension et de vous donner des pistes concrètes pour leur mise en œuvre au quotidien.
Après avoir exploré le parcours apprenant, ce nouvel article s’intéresse à un autre enjeu essentiel du Référentiel : la sous-traitance. Une pratique courante qui nécessite transparence, responsabilité et traçabilité pour garantir la qualité des prestations et la conformité aux exigences Qualiopi.
La sous-traitance en toute simplicité
Comme dans beaucoup de secteurs, le recours partiel ou total à un tiers pour concevoir, animer ou renforcer l’administration d’une prestation reste une pratique courante.
Cette délégation induit transparence et traçabilité pour comprendre les responsabilités et la légitimité de chacun : L’Organisme de Formation donneur d’ordre, et, son prestataire sous-traitant. Un contrat de prestation reprend généralement le détail de ces missions, et il devient un élément de preuve central pour éclairer plusieurs indicateurs, lors de l’audit Qualiopi.
Bien écrire la répartition des missions
Indicateurs concernés : 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 16, 17, 19, 21, 26, 27, 30
En termes d’information au public (indicateurs 1-2-3) la responsabilité incombe au donneur d’ordre. Le sous-traitant retourne les données qui s’intègrent au calcul des indicateurs de résultats (indicateur 2) mais il n’a pas la charge de la diffusion.
La compréhension du besoin (indicateur 4) , les conditions d’admission et d’évaluation des acquis à l’entrée de la formation (indicateur 8) sont des points importants. Si le sous-traitant n’est pas associé à ces étapes, il va démontrer qu’il tient compte de ces éléments dans la conception et l’exécution de sa prestation. En particulier, il explique en quoi il s’appuie sur les objectifs (indicateur 5), le contenu et les conditions de mise en œuvre (indicateur 6) préalablement définis par le donneur d’ordre.
En cas de formations conduisant à une certification professionnelle et/ou déclinées en alternance (indicateurs 7-13-16), l’attention se focalise essentiellement sur les missions confiées à l’intervenant sous-traitant. Mais indépendamment de ces responsabilités partagées, celui-ci doit démontrer sa capacité d’adaptation (indicateur 10), décrire les modalités d’évaluation des acquis (indicateur 11) et les ressources mises à disposition des stagiaires (indicateur 19).
D’un point de vue organisationnel - l’accueil, le déroulement (indicateur 9), les documents à retourner à l’OF – les feuilles d’émargement (indicateur 12) – les questionnaires relatifs à la satisfaction (indicateur 30) – là encore, le contrat doit détailler les actions qui incombent au sous-traitant.
Ces compétences externes – administratives commerciales ou pédagogiques - sont inventoriées parmi les moyens humains (indicateur 17) et légitimées via le processus de recrutement en place. Des justificatifs valident les compétences attendues (CV actualité, diplômes et expériences, formations ou habilitations récentes) (indicateur 21).
L’adhésion du sous-traitant à la démarche Qualité portée par l’OF doit être démontrée (indicateur 27)
Là encore, le contrat de prestation, la signature d’une Charte en complément de supports partagés (Livret d’accueil, compte-rendu de réunions) valident le respect au référentiel.
Enfin concernant la prise en charge de stagiaires en situation de handicap (indicateur 26), le sous-
traitant doit démontrer qu’il dispose d’un réseau d’acteurs du champ du handicap ou que l’OF donneur d’ordre lui a mis à disposition une liste de ses partenaires mobilisables pour orienter les PSH et le cas échéant mettre en place des adaptations.
Une exigence renforcée pour les intervenants sous-traitants des formations référencées au CPF
Depuis avril 2024, les OF, référencés sur la plateforme Mon Compte Formation, s’engagent à veiller à la conformité de leur sous-traitant.
Un contrat écrit doit reprendre les missions, le détail du contenu, du diplôme, de la certification ou de l'examen de fin de formation, les moyens mobilisés mais aussi les conditions de réalisation et de suivi de l’action, la durée, la période de réalisation et le montant de la prestation.
Conformément à l’article 3.1 des Conditions générales d’utilisation du CPF, les sous-traitants doivent apporter les preuves qu’ils détiennent un numéro de déclaration d’activité (NDA), qu’ils sont à jour de leurs obligations légales, sociales et fiscales, qu’ils disposent des capacités pédagogiques nécessaires, qu’ils ne sont pas déréférencés de Mon Compte Formation et qu’ils ne pas sous-traitent pas eux-mêmes leur action de sous-traitance.
Les sous-traitants doivent également, sauf exceptions : être certifiés Qualiopi et disposer des autorisations nécessaires du porteur de la certification (l’habilitation à former, pour les formations préparant à des certifications enregistrées au RNCP ou au RS).
Première exception : les sous-traitants qui relèvent du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700 € (hors taxes) ne sont pas concernés par l’obligation d’être certifiés Qualiopi, et par l’obligation de détenir les autorisations nécessaires du porteur de la certification.
Seconde exception : les sous-traitants qui interviennent sur des actions de formation partielles, c’est-à-dire qui ne préparent pas à un bloc de compétences complet d’une certification RNCP ou à l’intégralité d’une certification RS, ne sont pas concernés eux aussi par l’obligation de détenir les autorisations nécessaires du porteur de la certification.
En savoir plus : | |
Décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023 | |
Article L. 6323-9-2 du code du travail introduit par l’article 5 de la loi n° 2022-1587 du 19 décembre 2022 visant à lutter contre la fraude au compte personnel de formation | |
Arrêté du 3 janvier 2024 portant fixation du plafond mentionné à l'article R. 6333-6-2 du Code du travail |
