Donner la parole aux organismes de formation vous permet de mieux appréhender le processus global de qualification / certification mais, afin d’avoir une image plus précise de notre fonctionnement interne, dirigeants et collaborateurs de l’ISQ se prêtent également au jeu de l’interview !
En ce mois de re-confinement national, c’est à Marc Verger, notre Directeur du développement et auditeur chevronné que nous avons posé quelques questions. Morceaux choisis…
Bonjour Marc ; vous êtes depuis peu le Directeur du développement de l’ISQ et avez d’abord été un auditeur salarié réalisant des audits complexes. Pouvez-vous nous expliquer cette étape du processus de certification Qualiopi ?
J’ai en effet intégré l’ISQ en tant qu’auditeur et nous avons conjointement décidé avec notre Déléguée Générale, Catherine Terrien, que je continuerai à assurer certains audits tout comme la supervision de la planification d’audits importants et/ou complexes.
La certification Qualiopi, c’est tout autant un résultat qu’un objectif. Pour l’ISQ, c’est le résultat d’une prise en charge d’une demande de la part d’un prestataire auquel de nombreux collaborateurs contribuent. De l’analyse de la situation en amont pour établir un contrat (durée d’audit, catégories d’actions, …), en passant par l’équipe de programmation et les auditeurs, pour terminer le processus avec la vérification des rapports et la délivrance de la certification et/ou la notification de non-conformités et leur levée, c’est un peu comme la mise en place d’une action de formation.
Pour le prestataire, c’est un objectif majeur dont l’importance est renforcée par les enjeux financiers que représentent les financements publics ou mutualisés. C’est aussi un résultat d’équipe et il est appréciable de constater que de nombreux prestataires associent leur équipe aux audits.
En votre qualité d’auditeur de l’ISQ pour la certification QUALIOPI, vous jouissez d’une expérience « terrain » incontournable. Pouvez-vous nous expliquer comment fonctionne le déroulé de chacun de ces audits étape après étape ?
Le déroulement d’un audit est entouré d’un certain formalisme. A réception de sa lettre de mission et en fonction de la nature de l’audit (monosite, multisite, plusieurs catégories d’actions,…), l’auditeur prend généralement contact avec le prestataire pour vérifier le périmètre de l’audit et organiser son déroulement pratique dans l’objectif d’établir le plan d’audit.
Le plan d’audit est adressé en amont et précise quels sont les indicateurs applicables qui seront audités et un timing indicatif. Lors de l’audit, on retrouve à nouveau ce formalisme, avec cinq moments clefs bien précis.
Le premier, c’est la réunion d’ouverture – où l’auditeur se présente et confirme le périmètre de l’audit. Le second, c’est le temps de présentation accordé au prestataire pour compléter la connaissance par l’auditeur de la structure auditée. En effet, avant l’audit, l’auditeur ne connaît que le BPF et la présence digitale. Cette présentation est essentielle et doit permettre à l’auditeur de déterminer un échantillon représentatif d’actions qui représente la troisième phase. Il y a ensuite bien entendu l’audit lui-même, jeu de questions-réponses et d’observation d’éléments de preuve. Il y a enfin le dernier moment, la réunion de clôture. L’auditeur reprend chacun des indicateurs pour chacune des catégories d’actions auditées et précise l’état de la conformité et explique les non-conformités. Si certaines sont notifiées, le prestataire peut travailler à la formalisation d’un plan d’actions correctif sans attendre les notifications écrites.
Marc Verger, dans les locaux de l’ISQ
La crise sanitaire a nécessité des adaptations drastiques et autres évolutions législatives. Comment se déroulent désormais les audits en plein reconfinement ?
Le déroulement des audits n’a pas changé. Nous retrouvons toujours les différents temps forts présentés auparavant. La crise sanitaire a, en revanche, ouvert la possibilité de réaliser les audits initiaux à distance que ce soit du fait de la fermeture au public des locaux des prestataires ou de la réduction de l’offre de transport, tout comme de l’offre hôtelière et de restauration lors de déplacement en région.
La situation actuelle nous impose également de solliciter formellement les prestataires quant à leur respect d’un protocole sanitaire pour les audits présentiels ou un protocole de réalisation à distance pour les audits distantiels. Ce second protocole impose également que nous testions la connexion avec l’audité tout comme la compatibilité des outils des partage d’écrans.
Le gouvernement encourage les audits à distance ; quels sont les écueils à éviter dans ce genre de pratique distancielle et comment se préparer au mieux lorsque l’on est un organisme de formation ?
La réussite du déroulement d’un audit à distance dépend de plusieurs éléments qui ne sont pas tous définis par des textes. Nous pouvons les regrouper dans ce que j’appelle le « degré de digitalisation » des prestataires. Les audités doivent bien comprendre ce qu’un audit à distance implique et doivent appréhender ce degré de maturité avant de se lancer.
De quoi parle-t-on ? Trop de prestataires pensent qu’il s’agit de la seule digitalisation de leur communication et/ou de leurs modalités pédagogiques. Et cette appréhension est trop restrictive. Le degré de digitalisation recouvre bien entendu cette dimension mais aussi la maîtrise par les équipes des outils de partage d’écrans. Et plus important encore, nous devons rappeler que les prestataires s’engagent à présenter tout élément de preuve que pourrait solliciter l’auditeur le jour de l’audit (et pas le lendemain !).
Un bon exercice à faire est de reprendre les éléments de preuve présentés dans le guide de lecture et de s’assurer qu’ils sont accessibles à distance. Si des documents ne sont pas numérisés, il faut se demander s’il sera possible de le faire à la demande le jour de l’audit. Autant observer un site internet, un programme de formation, … est simple, autant partager un dossier d’inscription (encre très souvent en format print), des entretiens annuels, des attestations de formation du personnel,… n’est pas toujours possible. Et si les éléments de preuve ne peuvent être présentés, l’auditeur doit conclure à une non-conformité !
Vous êtes désormais Directeur du développement, de l’ISQ ; en quoi consiste votre métier et comment l’exercez-vous en cette période de crise sanitaire ?
Directeur du développement est une nouvelle étape dans ma collaboration avec l’ISQ. Et la notion de développement revêt plusieurs facettes pour accompagner efficacement la montée en puissance de l’ISQ en tant que certificateur.
Si l’objectif ultime est d’assurer le développement commercial, celui-ci doit être le résultat du développement des compétences de notre équipe, du développement de nos outils, de la satisfaction des audités. Actuellement, je m’investis plus particulièrement dans la montée en compétences et connaissances de notre équipe avec la production de supports de formations internes et une veille renforcée.
Le distantiel est bien entendu au rendez-vous puisque de nombreux collaborateurs travaillent à 4/5ième depuis leur domicile. Nous disposons de tous les outils nécessaires, l’ensemble de l’équipe a été mobilisé dans le cadre d’une réflexion sur le télétravail et je ne vous cache pas que nous serons tous ravis de célébrer la fin du tout distantiel pour être plutôt en mode « blended » avec des moments de partage présentiels plus importants en nombre et en qualité. C’est à l’ensemble de l’équipe de développer son « monde d’après ».
