Foire aux questions
UTILISATION DU LOGO / DE LA MARQUE QUALIOPI
Comment puis-je utiliser le logo Qualiopi ?
La Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi précise les conditions d’utilisation. Vous pouvez utiliser le logo
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Sur votre site internet en page d’accueil, en pied de page ou dans un onglet dédié, en précisant les actions certifiées.
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Sur un catalogue de formation, reprenant toute votre activité.
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Sur des diaporamas pour présenter votre organisme (pour répondre à un appel d’offres notamment).
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Sur des affiches ou brochures qui mettent en avant votre organisme et son fonctionnement
Quelles sont les utilisations interdites du logo Qualiopi ?
Il est interdit d’utiliser la marque
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Dans une publicité (publication ou tout support média) pour une action de formation en particulier.
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Sur l’attestation de réalisation ou sur tout support dédié uniquement à une action de formation.
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En utilisant un logo modifié – éléments précisés dans la Charte graphique Qualiopi
À quelle(s) occasion(s) l’utilisation du logo est-elle contrôlée ?
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Les organismes certificateurs s’assurent, tout au long du cycle de certification, du respect de l’usage de la marque. En cas de manquement constaté aux dispositions du Règlement d’usage, après que le PAC a été appelé à s’expliquer, le certificateur lui notifie les manquements avérés par tous moyens et le met en demeure de se mettre en conformité. À défaut de mise en conformité, le certificateur peut procéder à la suspension, au retrait ou au non-renouvellement de la certification. L’audit de surveillance est l’un des temps forts du cycle de certification.
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En cas d’usage non conforme de la marque constaté par l’Etat, le Garant de la certification en sera informé et en tirera toutes les conséquences sur la certification qualité.
L’AUDIT DE SURVEILLANCE
L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ème et le 22ème après l'obtention de la certification. Un certifié peut-il choisir la période de réalisation ou est-elle imposée par le certificateur ?
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Pour ISQ Certification, nos chargé(e)s de mission prennent contact avec les certifiés en amont du 14ème mois afin de déterminer d’un commun accord la / les date(s) de l’audit de surveillance. Nous vous rappelons que le délai débute à compter de la date d’obtention de la certification et non à compter de la date de l’audit initial.
Est-ce qu’un prestataire peut bénéficier d’un audit de surveillance aménagé ?
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Non. L’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 précise que tout organisme disposant d’une certification ou d’une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 dans sa rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de sa demande de certification est autorisé à demander que l’audit initial soit réalisé selon les conditions de durées aménagées.
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Le question réponse de l’administration confirme en point 2.5 que « la durée aménagée ne porte que sur l’audit initial ».
Est-ce le même auditeur qui réalise l’audit de surveillance ?
Lorsque possible, ISQ Certification privilégie cette solution et ne peut la garantir (auditeur plus en activité, …)
Comment se passe un audit à distance ?
Audités et auditeurs doivent utiliser des services de réunion en ligne tels que Teams ou Zoom. L’objectif est de permettre aux prestataires de pouvoir partager à l’écran l’ensemble des éléments de preuve demandés par l’auditeur. Pour les éléments qui ne seraient pas digitalisés, il faut prévoir d’être en capacité de les numériser si demandés et de les partager pour ne pas risquer une non-conformité.
Quand et comment sommes-nous informés du contenu de l’audit de surveillance ?
Comme pour l’audit initial, l’auditeur adresse en amont un plan d’audit précisant ce sur quoi le prestataire sera audité. Chaque audit de surveillance sera particulier et son contenu dépendra de plusieurs éléments
La durée
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Le nombre de non-conformités constatées lors de l’audit initial
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L’évolution du prestataire – nouveau(x) site(s), nouvelle(s) catégorie(s) d’action(s)
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L’analyse de risque menée par l’auditeur et le certificateur
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Les indicateurs non-audités lors de l’audit initial pour les prestataires ayant bénéficié d’un audit aménagé ou qui étaient considérés comme nouvel entrant
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Etc ...
L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. L’auditeur s’appuie sur la version du Guide de lecture en vigueur au moment de l’audit de surveillance.
Un audit de surveillance prévu en distanciel peut-il être réalisé en présentiel ?
L’audit de surveillance est réalisé à distance. Il est réalisé sur site dans les cas suivants :
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signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur;
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résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent;
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pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités;
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à la demande de l’organisme audité.
LA CERTIFICATION QUALIOPI
Qu’est-ce que QUALIOPI ?
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QUALIOPI est la marque de Certification Nationale Qualité des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences (OPAC). C’est le nom officiel qui a été attribué à la certification dite « R.N.Q ». Dans le cadre de la loi n°2018-771 du 5 Septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », seuls les certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC sont en mesure de délivrer la certification QUALIOPI. L’utilisation de la marque QUALIOPI est soumise à une charte définissant ses règles d’usage.
Qui est concerné par la Certification QUALIOPI ?
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Sont concernés, les prestataires qui proposent des actions concourant au développement des compétences. Les actions entrant dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle sont les suivantes :
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Les actions de formation
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Les bilans de compétences
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Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, dans les conditions prévues au livre IV
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Les actions de formation par apprentissage, au sens de l’article L.6211-2 du Code de travail
La Certification QUALIOPI est-elle obligatoire ?
L’ensemble des prestataires de formation qui veulent bénéficier de fonds publics et/ou mutualisés devront être certifiés avant le 1er Janvier 2022.
Je suis déjà référencé Datadock, ai-je besoin de me faire certifier ?
OUI. Un organisme « datadocké » ne signifie pas qu’il est certifié. Si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou mutualisés après le 31/12/2021, il conviendra d’obtenir la certification QUALIOPI.
Je suis déjà certifié par une certification reconnue par le CNEFOP, ai-je besoin de me faire certifier QUALIOPI ?
Votre certification reconnue par le CNEFOP ne vous permettra plus de bénéficier des fonds publics ou mutualisés après le 31/12/2021.
Cependant, vous bénéficierez d’un audit aménagé au titre de votre certification reconnue CNEFOP. L’audit QUALIOPI ne concernera alors que les indicateurs suivants : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 ainsi que les indicateurs spécifiques.
Quid de ma certification reconnue par le CNEFOP et toujours en cours ?
Dans la mesure où la certification QUALIOPI est obligatoire pour l’ensemble des prestataires, elle ne constitue pas une démarche volontaire et n’est pas un élément différenciant pour votre organisme.
Il vous appartient de décider si la certification en votre possession vous apporte une plus-value par rapport à QUALIOPI.
Je suis nouveau dans le secteur de la formation, ai-je besoin de me faire certifier ?
Rappel – est considéré comme nouvel entrant :
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un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité;
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un prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
OUI. La certification est nécessaire si vous souhaitez bénéficier de fonds publics et/ou mutualisés au même titre qu’un organisme déjà existant. Vous serez dès lors audité sur la mise en place de vos futures formations, tandis que la mise en œuvre sera vérifiée à l’occasion de l’audit de surveillance (entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial).
Puis-je encore attendre pour me lancer dans la démarche de certification ?
Il vous appartient, au regard de votre situation, de choisir le moment opportun pour vous lancer dans la démarche.
Quelle est la durée de validité de la certification ?
La certification QUALIOPI est délivrée pour 3 ans. Celle-ci peut être suspendue ou retirée (décret n° 2019-564 du 06 juin 2019) lors de l’audit de surveillance qui intervient entre le 14ème et le 22ème mois après votre audit initial. Au terme des 3 années, un audit de renouvellement est nécessaire pour maintenir la certification.
Quel est le coût de la certification QUALIOPI ?
De nombreux éléments sont nécessaires pour définir votre périmètre et pour permettre de déterminer le coût de la certification.*
LES ORGANISATIONS MULTI-SITES
Que signifie multi-sites ?
Pour être qualifié de multi-sites :
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l’organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité;
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l’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée;
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la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique;
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tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.
Quels sites sont audités dans le cadre d’un audit multi-sites ?
Pour un organisme déclaré multi-sites, l’ échantillonnage des sites est constitué, hors la fonction centrale auditée lors de chaque audit du cycle, selon les modalités suivantes :
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audit initial et de renouvellement : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche, choisis aléatoirement par l’organisme certificateur;
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audit de surveillance : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend à minima un site non audité lors de l’audit précédent.
L’AUDIT QUALIOPI
Quelle est la durée d’un audit QUALIOPI ?
La durée de l’audit initial est définie dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national.
Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour calculer cette durée :
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Le nombre de catégories d’actions concourant au développement des compétences proposées par le prestataire (action de formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences)
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Le chiffre d’affaires de l’organisme
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Le nombre de sites à auditer (dans le cadre d’un organisme multi-sites)
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Le fait d’être détenteur d’un certificat qualité reconnu par le CNEFOP au moment de la demande de certification
Comment se préparer à l’audit QUALIOPI ?
Le Guide de lecture du référentiel est le document de référence. Il précise, pour chaque indicateur :
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Une définition
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Le niveau attendu
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Des exemples d’éléments de preuves
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Les non-conformités
Comment se déroule l’audit QUALIOPI ?
Vous recevez, en amont de l’audit, un plan d’audit. L’audit QUALIOPI se structure de la façon suivante :
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Réunion d’ouverture
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Audit : tous les indicateurs concernés sont audités et les éléments de preuve, examinés
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Réunion synthèse
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Réunion de clôture
ACCOMPAGNEMENT ET PRÉ-AUDIT
Puis-je bénéficier d’un accompagnement à la certification QUALIOPI ?
En tant que certificateur, ISQ Certification ne peut avoir un rôle de conseil ou d’accompagnement.
Nous pouvons néanmoins vous proposer un pré-audit QUALIOPI (voir question en quoi consiste un pré-audit QUALIOPI).
En quoi consiste un pré-audit QUALIOPI ?
ISQ Certification peut, à votre demande, effectuer un pré-audit à distance ou sur site.
Le pré-audit ne fait pas partie du processus de certification QUALIOPI. Il a pour objectif d’effectuer une évaluation factuelle de l’état de préparation du prestataire au regard des critères et des indicateurs de la certification.