Mardi 3 Novembre – Alors que le clairon du re-confinement a résonné dans notre téléviseur et que la France s’adapte une fois de plus à cette activité réduite, nous avons organisé un webinaire dédié à la certification Qualiopi et à ses modalités d’obtention en période « distancielle ». L’occasion de rappeler un contexte législatif évolutif, de dresser un état des lieux, d’écouter le témoignage de Pascal Souclier mais également de se plonger dans les particularités des démarches liées à Qualiopi pour les 350 internautes présents derrière leur écran.
Qualiopi : délais, modalités d’audit et état des lieux
Notre webinaire « La certification Qualiopi et l’enjeu digital » animé par Christophe Dupont avait pour objectif principal de faire le point sur la situation du marché de la « FormPro » en cette période de crise sanitaire et d’apporter des précisions aux diverses problématiques soulevées par les organismes de formation.
Premier point, mais non des moindres, un rappel des adaptations législatives concernant la certification Qualiopi ; désormais, et suite à la publication de l’ordonnance n°2020-387 du 1er Avril dernier, l’obligation de la certification Qualiopi est reportée au 1er janvier 2022 (versus 1/01/2021 à l’origine). Le décret n°2020-894 du 22/07/2020 précise quant à lui une durée de certification qui passe de 3 à 4 ans pour tous les certificats obtenus avant le 1er janvier 2021. Les modalités d’audit évoluent elles-aussi suite à l’arrêté du 24 juillet 2020 :
- Pour un audit réalisé avant le 1er janvier 2021, l’audit initial pourra s’effectuer à distance. Dans ce cas, l’audit de surveillance devra obligatoirement être réalisé sur site. Si Qualiopi est obtenue avant le 1er janvier 2021, l’audit de surveillance devra intervenir entre le 14ème et 18ème mois qui suit son obtention.
- Pour un audit réalisé à partir du 1er janvier 2021, l’audit initial s’effectuera en présentiel et l’audit de surveillance sera réalisé à distance (sauf contre-indication).
- L’audit ne peut pas être mixé avec du présentiel et du distanciel
Ce fut également l’occasion de faire un point sur quelques chiffres au 30 septembre 2020 ; sur les 40 000 organismes de formation référencés au Datadock, seulement 3 500 ont été dores et déjà certifiés Qualiopi ! Un chiffre assez bas qui risque d’occasionner une certaine congestion et des ralentissements alors que la fin de l’année se profile…
Notre conseil ? Anticiper la planification de vos audits dès maintenant pour 2021 !
Témoignage de Pascal Souclier
Qui de mieux qu’un interlocuteur tout juste certifié Qualiopi pour témoigner de la démarche globale, distiller des conseils avisés et raconter son expérience de la digitalisation de ses programmes ? Ainsi, nous avons souhaité donner la parole à Pascal Souclier, Dirigeant de l’IIFA, organisme de conseil et de formation, qui a partagé un précieux retour d’expérience sur ce sujet.
Après nous avoir présenté ses activités, il est revenu sur l’accélération du déploiement de la digitalisation de son offre de formation suite au premier confinement : après une réflexion sur un plan stratégique sur 3 ans, la mise en ligne de la V1 de leur plateforme digitalisée a été avancée à début avril 2020 ce qui leur a permis de ne perdre aucune activité sur les formations prévues en présentiel.
« Nous avons aussi créé des contenus en vidéo learning qui ont été vendus en ligne et qui ne nous ont pas fait chuter notre chiffre d’affaires, bien au contraire ! »
D’autre part, de nombreux stagiaires ont évoqué leur surprise d’avoir pu bénéficier d’une continuité de formation en ligne alors que les listes d’attente sur certains stages étaient encore longues. Autre avantage mentionné par les stagiaires : la création de groupes de discussion en ligne liés à l’intitulé de leur formation qui a favorisé l’interactivité et les échanges d’informations utiles. Une nouvelle dynamique de groupe, différente de celle du présentiel, a ainsi pu être créée et bénéficier à tous.
Pascal Souclier a fait également remonter le peu de problèmes liés à l’aspect technique du distanciel : pas d’engorgement du réseau et mise en place d’une assistance technique à disposition des stagiaires et des formateurs pour les accompagner en cas de problème. Tout a ainsi été fait pour recréer un lien pédagogique et accompagner les stagiaires et formateurs dans la création et la réception des supports pédagogiques numériques. Le témoignage de Pascal Souclier avait donc tout du « cas pratique » utile pour les autres organismes de formation.
Audits, les bonnes pratiques !
Le dernier volet de notre webinaire concernait le passage des différents audits préalables à l’obtention de la certification ; en effet, lancer sa démarche de certification dès aujourd’hui présente des avantages non négligeables et une réelle opportunité pour rebondir sur un projet d’entreprise fédérateur et mobilisateur en cette période de crise.
L’audit blanc ou « pré-audit », première étape vers l’obtention de la certification est « une évaluation factuelle de l’état de préparation des organismes de formation au regard des critères et des indicateurs de la certification ». Utile à l’évaluation du degré de maturité de votre organisme de formation, il est presque indispensable si vous optez pour un audit initial à distance car il vous offre une plus grande sérénité et moins de pression pour vos équipes grâce à une meilleure préparation et une anticipation des problèmes techniques qui peuvent surgir lors de l’audit initial. En outre, ce dernier est un entraînement qui permet de repérer et corriger les « non-conformités majeures et/ou mineures ».
Une fois cette étape achevée, il sera temps de préparer votre audit de certification et répondre à l’ensemble des indicateurs afin que votre organisme et son fonctionnement soient en conformité avec le RNQ. En vous appuyant sur la sixième et dernière version du Guide de Lecture de référentiel, vous obtiendrez des informations capitales sur chaque indicateur et notamment sur ses nouveautés, telles que la gradation : « Certains indicateurs ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures tandis que d’autres peuvent être pondérés et donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures. Les indicateurs faisant l’objet de cette gradation mineure ou majeure sont les suivants : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30. Les non- conformités mineures sont relevées en cas de respect partiel de l’attendu afférent à l’indicateur tandis que des non-conformités majeures peuvent être prononcées lorsque l’attendu n’est pas du tout respecté. ».
Audits à distance, les premiers enseignements
Avec le recul que l’expérience des derniers mois nous a offert, nous avons également pu vous partager les premiers enseignements tirés des audits à distance. Premier retour d’expérience, la réussite de votre audit dépend de votre degré de digitalisation et de votre agilité. Il existe par exemple un réel écart entre ce que l’on perçoit de sa propre maturité digitale et la réalité : l’absence de présentation d’un document (en format numérique) entraîne toujours une non-conformité majeure et ce cas de figure a souvent été rencontré au cours des derniers audits distanciels. N’oubliez pas non plus de jouir d’une connexion avec un bon débit car il n’y aura pas de seconde chance, seulement des non-conformités majeures potentielles ! Votre équipe doit également être mobilisée et disponible avec un accès à l’outil de visio-conférence pendant l’audit.
Après ces quelques constats est venu le temps d’un ping-pong de questions – réponses pendant lequel nous avons pu apporter aux organismes de formation des précisions quant au contenu de ce webinaire mais également quelques informations d’actualité. 1h05 après le lancement de notre webinaire, le lien Zoom disparaissait de l’écran et laissait place, quelques jours plus tard, à la rediffusion de l’intégralité du webinaire et à cet article récapitulatif.
A bientôt pour notre prochain échange en ligne !
