Avec la certification Qualiopi, vous avez engagé votre organisme de formation dans une démarche qualité afin de faire reconnaitre le professionnalisme de votre structure et de pouvoir bénéficier de l’accès aux fonds publics.
Cette certification vous a été attribuée pour une durée de 3 ou 4 ans selon votre date de début de certification – 4 ans si la certification a été obtenue avant le 1er janvier 2021, 3 ans si elle a été obtenue après le 1er janvier 2021.
Elle s’inscrit dans un cycle qui se décompose de la manière suivante :
- Audit initial
- Audit de surveillance
Ce cycle permet de vérifier que votre organisme s’inscrit durablement dans une démarche qualité et continue de respecter les exigences de la certification au travers du Référentiel National Qualité.
Avant la fin de cette période intervient l’audit de renouvellement qui viendra renouveler votre certification pour une durée de 3 ans.
Afin de préparer au mieux cette échéance, ISQ Certification a passé en revue 6 points fondamentaux de l’audit de renouvellement à la lumière du nouvel arrêté du 31 mai 2023 et de ses impacts.
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1. Quand prévoir votre audit de renouvellement ?
Pour répondre à la question, il faut d’abord effectuer un rappel règlementaire. L’arrêté du 31 mai 2023 précise pour l’audit de renouvellement qu’il « donne lieu à l’obtention d’un nouveau certificat ».
La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat. Aussi, afin que les prestataires bénéficient des 3 mois règlementaire pour traiter les non-conformités majeures ET laisser le temps au certificateur de procéder à ses traitements administratifs, il semble raisonnable de programmer son audit 4 à 5 mois avant la date d’échéance figurant sur le certificat en vigueur.
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2. Quels sont les objectifs de l’audit de renouvellement Qualiopi ET quelles sont les différences avec l’audit initial ?
L’arrêté du 31 mai 2023 précise que l’audit de renouvellement « est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, en vérifiant le cas échéant la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d’actions pour traiter les non-conformités détectées lors l’audit de surveillance précédent (audit de surveillance et/ou d’extension).
L’utilisation de la marque Qualiopi sera aussi contrôlée et il s’agit bien entendu d’un audit complet portant sur l’ensemble des indicateurs applicables au prestataire.
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3. Comment se préparer efficacement à l’audit de renouvellement ?
Il n’y a de meilleure préparation que la mise en œuvre systématique de vos process et documents. L’audit doit permettre de prouver que votre fonctionnement est conforme aux attendus et on ne peut préparer quelques actions « conformes ».
Avec Qualiopi, il n’y a pas « d’impasse » comme pour le BAC.
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4. Quelle sera sa durée et ses modalités de réalisation ?
L’audit de renouvellement sera réalisé en présentiel et la durée est définie par l’arrêté du 6 juin 2019. Il s’agit de la combinaison du CA au dernier BPF, du nombre de catégories d’actions à certifier et du nombre de sites.
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5. Quels documents et informations faut-il préparer pour l’audit de renouvellement Qualiopi ?
Les informations / documents à communiquer en amont de l’audit sont définis par le nouvel arrêté – 31 mai 2023.
Dans la perspective de la réunion d’ouverture, une présentation du prestataire à l’attention de l’auditeur est souvent appréciée.
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6. Quelles sont les conséquences d’un échec à l’audit de renouvellement Qualiopi ?
En cas de non renouvellement de la certification, le retrait de la certification est prononcé au lendemain de la date d’échéance et la prestataire disparaît alors de la liste publique des OF certifiés. Le prestataire ne pourra plus contractualiser sur des fonds publics ou mutualisés jusqu’à l’obtention d’une nouvelle certification.
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