Les audits de qualification et certification sont aujourd’hui au coeur même de l’activité de l’ISQ. Pour ce faire, nous faisons appel à des auditeurs confirmés ; véritables spécialistes du secteur de la formation professionnelle, ils se déplacent régulièrement chez nos organismes de formation partenaires pour réaliser les fameux audits. Nous avons décidé de donner la parole à l’un d’entre eux, Laure Aubert, auditeur Qualiopi et instructice OPQF, afin qu’elle vous parle de son métier et de ses activités quotidiennes.
Bonjour Laure, tu exerces en tant qu’auditrice pour le compte de l’ISQ. Peux-tu nous parler de ta formation et de ton parcours jusqu’au poste que tu occupes actuellement ?
Je suis dans la formation professionnelle depuis plus de 30 ans et je suis en autoformation permanente, c’est ce qui m’anime dans ce métier. Ma formation initiale me destinait à des activités dans la comptabilité. Après une courte expérience en cabinet comptable, j’ai repris la formation et bifurqué vers l’informatique de gestion pour faire du développement. J’ai exercé en tant qu’analyste programmeur pour une banque et une industrie. Dans ce cadre, j’ai formé des utilisateurs de progiciels. Cette expérience m’a conduite vers des formations en Ingénierie de formation pour adultes et conception FOAD .
Ma carrière dans la formation professionnelle m’a fait découvrir et appréhender divers secteurs : agricole, industrie, commerce, bâtiment, sécurité, services tertiaires, professions libérales à des postes très variés de formateur, responsable pédagogique/formation, chargée de développement grands comptes, adjoint de Direction, RAF.
En ce qui concerne la « qualité », j’ai participé à la démarche qualité dans une CCI pour la norme ISO9001 et, dans ce cadre, j’était auditrice interne. J’ai par ailleurs été responsable de la démarche qualité pour la qualification OPQF dans un organisme de formation secteur bâtiment et TP.
En 2017, j’ai l’opportunité d’instruire des dossiers OPQF pour l’ISQ et je me suis lancée ! Puis, après une formation à l’audit dans le cadre de QUALIOPI, j’ai poursuivi mon chemin vers les audits. En parallèle j’ai une activité indépendante de Consultante – Formatrice. Un parcours avec de belles rencontres, une formation souvent informelle et encore plein de choses à venir, à partager avec les équipes avec notamment la certification CertiFormPro by OPQF.
En tant qu’auditrice, comment se répartissent tes journées de travail et de quelles différentes tâches principales sont-elles constituées ?
Pour l’activité « AUDIT », je dirais qu’il y a 4 tâches principales :
- En amont de l’audit – La préparation de l’audit avec la prise de contact avec l’organisme à auditer pour préciser et valider le cadre afin d’élaborer le plan d’audit. Nous échangeons avec notre interlocuteur sur :
- Le contexte / le périmètre : audit aménagé ou non, en présentiel ou à distance, monosite ou multisites, les sites qui seront audités…
- Les catégories d’actions, les typologies des formations, certifiant, non certifiant, les modalités…
Nous validons :
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- La ou les dates, les horaires, le ou les lieux,
- La possibilité de nous accueillir en respectant le protocole sanitaire lié à la COVID.
Nous l’informons du déroulement d’un audit, des informations à nous retourner après la réception de notre plan d’audit, notamment la liste des personnes susceptibles de répondre aux exigences des indicateurs audités. Avec les éléments recueillis nous envoyons à l’organisme le plan d’audit au moins 15 jours avant l’audit.
2. Préparation de l’audit – Pour cela je dispose du site internet, des réseaux, et du Bilan Pédagogique et Financier.
3. L’audit – l’audit est composé de 4 parties :
- une réunion d’ouverture où nous, auditeurs, faisons un rappel du cadre de l’audit et l’audité présente son organisme de formation,
- l’échantillonnage pendant lequel l’auditeur choisit les formations les plus représentatives et les plus récentes qui serviront de fil conducteur,
- l’audit des indicateurs : autour d’échanges et de questionnements nous devons vérifier par des process, des mesures mises en place…, appuyés de preuves factuelles que l’organisme est en conformité avec les attendus du RNQ. Je parle de conformité, car notre mission est d’aller chercher la conformité et non pas la non-conformité. Tout au long de l’audit, nous consignons dans un rapport les éléments communiqués.
- la réunion de clôture où nous présentons au prestataire les éventuelles non-conformités en précisant notre constat, puis nous lui précisons les modalités de traitement et les délais de réponse.
4. La rédaction du rapport et des fiches de non conformités – Nous rédigeons notre rapport et les fiches de non conformités dans le cadre défini par l’ISQ. Ces documents sont vérifiés par un service de vérifications mis en place par l’ISQ permettant d’homogénéiser la lecture du RNQ par les auditeurs et de réguler les notifications des Conformités et Non-conformités.
Laure à la recherche de conformités ©ISQ
Tu audites des organismes de formation avant de rédiger des rapports à destination des comités de certification / qualification : comment réalises-tu ces rapports ? Quelles informations sont essentielles à transmettre aux comités ?
Tout au long de l’audit nous consignons dans un rapport les éléments communiqués par le prestataire. Nous rédigeons une synthèse qui présente l’organisme (historique, activités, moyens humains, matériels, stagiaires, partenaires, projets.). Tous ces éléments recueillis sont essentiels pour permettre aux membres du comité de mieux appréhender les résultats de l’audit et d’émettre l’avis définitif tenant compte de notre avis auditeur.
Est-ce que l’introduction de la certification Qualiopi dans l’univers de la certification a modifié ton approche ? En quoi cette nouvelle certification se distingue-t-elle des précédentes ?
Je dirai plutôt OUI car Qualiopi est une certification de process que l’organisme doit démontrer. On va bien au-delà de la description puisque nous vérifions la mise en œuvre avec des données factuelles récentes datant d’après la mise en place de Qualiopi.
Tu es régulièrement en contact avec les collaborateurs des organismes de formation. En quoi la partie « humaine » est-elle capitale lors de la réalisation des audits ?
Je me répète mais nous, auditeurs, allons chercher la conformité ! Qualiopi bouleverse les organisations à travers plus de formalisation et de traçabilité. Cette exigence peut parfois être perçue comme une contrainte et/ou comme une opportunité.
Nous devons être dans l’écoute et la bienveillance et non dans le jugement. Notre travail n’est pas de dire si cela est bien ou pas bien. On se doit de rester dans les niveaux attendus du RNQ et objectiver/expliciter nos décisions en tenant compte du contexte audité et de la démarche qualité initiée et/ou développée par le prestataire. Il est important d’être dans une relation de confiance / confidentialité pour une bonne qualité dans les échanges.
