Chaque mois, l’ISQ invite un acteur majeur du secteur de la formation professionnelle pour un échange éclairant sur les dernières actualités. En octobre, nous avons recueilli les propos de M. Charles-Antoine de Fontenay, Dirigeant de 4As, un acteur de référence de l’audit, du conseil et de l’accompagnement aux certifications Qualité, Sécurité, Environnement, Hygiène, mais également un organisme de formation.
Bonjour M. de Fontenay ; vous êtes le dirigeant de 4 AS. Pourriez-vous nous expliquer votre fonctionnement et vos principales missions ?
4 As est effectivement un acteur de référence de l’audit et du Conseil QSE depuis 2008. Notre mission est de rendre accessible l’obtention d’une certification de système ou de service pour nos clients, d’un point de vue opérationnel comme financier. Nous accompagnons, formons et conseillons nos clients notamment sur la mise en place d’une démarche qualité, et préparons nos clients aux audits de certifications réalisés par l’ISQ par exemple.
4 As dispose de quatre pôles d’expertise :
- l’accompagnement des TPE-PME dans leurs démarches QSE (audit internes, accompagnement & formation à la certification)
- l’accompagnement des organismes de formation dans leurs démarches qualité (audit à blanc, accompagnement et formation à la certification Qualiopi, conseil et accompagnement pour un enregistrement au Répertoire Spécifique ou RNCP)
- l’accompagnement de groupements, réseaux, fédérations, syndicats pour leur apporter notre savoir-faire en démarches QSE (ex : rédaction de labels, référentiels, ou chartes propres)
- l’évaluation externe & interne du système de qualité des établissements médicaux-sociaux
Nous sommes organisme de formation depuis la création de l’entreprise afin de répondre aux demandes spécifiques de nos clients – nous organisons ainsi essentiellement des formations en intra-entreprise. Notre équipe d’experts maîtrisent une trentaine de référentiels et utilisent un mix de solutions innovantes (digital, e-learning, audit à distance etc…) afin de répondre aux demandes de chacun de ses clients. La démarche Qualité est constitutive de notre patrimoine génétique, et sommes certifiés ISO 9001 depuis la création en 2008, et Qualiopi pour nos actions de formation depuis 2020.
Séminaire 4 As
Question « Management de la Qualité », comment interagissez-vous dans l’éco-système et auprès de quels acteurs ?
Nos formations sur le « Management de la Qualité » sont intégralement personnalisées (conception et modalités) afin de répondre aux exigences spécifiques de nos clients au sein de nombreux secteurs. Elles sont réalisées essentiellement en intra entreprise. Quelques exemples de nos formations sur mesure illustrent bien notre capacité d’adaptation :
- Formation en blended learning pour un groupe de déménagement souhaitant mettre en place une démarche visant une certification multi sites dans 40 agences selon 3 référentiels (e-learning, coaching téléphonique et utilisation d’une GED ad hoc)
- Formation action ouverte et à distance de plus d’une centaine d’organismes de formation pour mettre en place une démarche qualité visant la certification Qualiopi (référencées sur Espace Formation d’Akto). Ces formations sont par exemple personnalisées en fonction de la démarche qualité existante (Datadock ou déjà certifié selon un référentiel sur la liste CNEFOP) et des catégories d’actions visées (CFC et/ou CFA par exemple).
- Formation intra entreprise en présentiel pour comprendre les exigences et la mise en conformité d’une TPE / OF au RGPD
Atelier formation 4 As
La mise en place de la certification Qualiopi est sur les lèvres de tous les organismes de formation… Quelle est votre vision de cette nouvelle certification plus « globale » et en quoi facilite-t-elle la reconnaissance d’une réelle démarche « qualité » ?
La certification Qualiopi est en effet plus « globale » à plusieurs titres :
- Une certification unique qui vient synthétiser et consolider une cinquantaine de référentiels existants dans le domaine de la formation (liste CNEFOP)
- Une certification qui s’applique à 4 catégories d’actions (actions de formation, apprentissage, bilan de compétences et VAE) alors que la majorité des référentiels existants ne concernaient que les actions de formation
- Une « colonne vertébrale » du référentiel construit sur un socle d’indicateurs communs à l’ensemble des catégories d’actions mais également des indicateurs spécifiques aux différentes catégories d’actions
- Une certification unique reconnue par la très grande majorité des financeurs (périmètre plus large que Datadock)
La certification Qualiopi introduit une réelle rupture dans l’approche qualité : on passe d’une logique de déclaration à une logique de démonstration. Le référencement sur la plateforme Datadock consistait (et consiste toujours d’ailleurs jusqu’au 31/12/2021) essentiellement en la description de ses pratiques et la mise à disposition d’éléments de preuve. Avec Qualiopi, l’OPAC va devoir démontrer & expliquer la mise en œuvre opérationnelle des différents indicateurs et non pas seulement fournir un élément de preuve documentaire…
Autre élément différenciant : le cycle de certification de 3 (ou 4) ans et le contrôle récurrent mis en place. Il ne suffit pas de démontrer une fois sa conformité au référentiel mais bien de s’inscrire dans cette logique de démarche qualité dans le long terme qui permettra une amélioration de l’ensemble de son activité de formation.
Si l’on va encore plus loin, Qualiopi peut également être une opportunité d’introduire des leviers d’optimisation et de performance de son activité d’OPAC. Il existe effectivement certains indicateurs proches de ce que l’on peut observer sur l’ISO 9001 (prise en compte de son environnement professionnel, amélioration continue, gestion et sélection des sous-traitants…).
En quoi le processus de certification a-t-il changé avec la mise en place de Qualiopi ?
La mise en place de Qualiopi permet la reconnaissance d’un référentiel unique avec uniquement deux instances ayant la possibilité de délivrer la certification Qualiopi : d’un côté le COFRAC qui accrédite les organismes certificateurs, et de l’autre France Compétences qui a reconnu 7 instances labellisantes.
Auparavant, les organismes qui délivraient un label ou une certification inscrite sur la liste du CNEFOP n’avaient aucune obligation d’être accrédité par le COFRAC. L’accréditation est extrêmement exigeante et permet ainsi de s’assurer de l’homogénéité des compétences des certificateurs pour réaliser des activités spécifiques d’évaluation de la conformité d’un référentiel, comme le Référentiel National Qualité. L’arrêté du 6 juin vient en outre encadrer les modalités d’audit d’une façon très précise, ce qui permet une approche très homogène sur le cycle de certification, la gestion des non-conformités etc…
Enfin, le guide de lecture librement disponible (à lire absolument si vous préparez la certification Qualiopi), vient poser le niveau attendu de chaque critère et indicateur du Référentiel National Qualité. Il permet de démocratiser et de « décoder » un référentiel qualité qui peut paraître compliqué pour beaucoup d’OPAC. Ce niveau attendu est extrêmement important car il permet de délimiter ce qu’un auditeur va attendre comme démonstration et comme élément de preuve.
Comment se déroule un audit de certification et quels écueils faut-il éviter ?
La première étape consiste à choisir son certificateur, signer un devis et idéalement bloquer une date pour l’audit initial. Points de vigilance : il faut bien identifier son périmètre de certification au regard des 4 catégories d’actions et vérifier si votre OPAC n’a pas une structure multi-sites (identifier ses sites comme défini dans l’arrêté du 6 juin 2019). Ces deux éléments influent sur le nombre de jours d’audit et par conséquent sur le devis…. Si vous avez fait le choix d’un système multi-site, l’identification claire et précise de vos sites est une des premières étapes avant la mise en place ou le déploiement de votre système qualité. En ce qui concerne la date de l’audit initial, programmez-la en prenant en compte votre temps de préparation et/ou d’accompagnement, un éventuel audit à blanc et la levée des potentiels écarts identifiés.
La deuxième étape est la planification de l’audit et la réception du plan d’audit par l’auditeur. Points de vigilance : il faut s’assurer que les interlocuteurs nécessaires soient disponibles le jour de l’audit (l’auditeur aura besoin de recueillir toutes les informations et éléments démontrant l’application des attendus du Référentiel National Qualité dans votre système et vos process). Il est également important de s’assurer de disposer de tout le matériel (exemple : vidéoprojecteur) et des accès aux outils (ERP, CRM, etc.) nécessaires pendant l’audit, notamment au regard des mesures sanitaires.
La troisième étape est l’audit initial qui peut avoir lieu sur site ou à distance (uniquement jusqu’au 31/12/2020) : apportez des réponses claires et précises à l’auditeur / auditrice, avec les éléments de preuve associés. N’hésitez pas à lui demander une reformulation de sa question si celle-ci n’est pas claire. N’oubliez pas que l’on reste dans cette logique de démonstration : c’est par conséquent aux audités de démontrer et d’expliquer clairement en quoi leurs pratiques répondent aux attendus du Référentiel National Qualité. Il n’y a en réalité pas de bonnes ou de mauvaises réponses : c’est une question de cohérence et d’adéquation, avec son marché, son public, ses domaines d’activité et les contraintes associées… Donnez du sens et créez du lien entre vos process, vos pratiques et les éléments présentés à l’auditeur / auditrice !
La quatrième étape concerne les éventuelles non-conformités : il est nécessaire d’apporter les réponses adéquates à l’auditeur selon le statut de la non-conformité (majeure ou mineure) et selon la nature de l’écart constaté par l’auditeur. Points de vigilance : une action corrective doit démontrer que vous avez également identifié la cause et mis en place une solution permettant d’éviter qu’il ne se reproduise. Il ne s’agit donc pas simplement de mettre un pansement sur la cause de la non-conformité… En outre, le délai pour transmettre ces éléments est important, d’autant plus si vous passez un audit aménagé et que votre certificat CNEFOP arrive à échéance bientôt ! Il faut en outre compter généralement quelques semaines pour que l’organisme certificateur délivre le certificat une fois les réponses apportées aux écarts.
Pour en savoir plus sur 4As, retrouvez-les sur leur site internet et sur leur page LinkedIn
