Le 4 mai dernier, nous avons organisé un webinaire sur la thématique de la certification Qualiopi à destination des organismes de formation qui ne sont pas encore certifiés et qui auraient besoin d’informations sur cette démarche. En présence de notre Directeur du Développement, Marc Verger, et de Raphaël De Sa Mairos, Chargé de Mission Qualité, nous avons répondu aux principales interrogations des organismes présents.
Qui ? Que ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?
Sont concernés par cette certification « tous les prestataires qui concourent au développement des compétences et qui souhaitent bénéficier de fonds publics » : actions de formation, bilan de compétences, VAE et CFA. Cet ensemble de prestataires doit impérativement être certifié au plus tard le 1er janvier 2022 : urgence donc ! En effet, les prestataires pourront terminer les actions entamées avant le 31/12/2021 pour lesquelles un accord de financement a été obtenu. En revanche, passée cette date, ils ne pourront plus contractualiser de nouvelles actions sur fonds publics ou mutualisés sauf s’ils sont déjà certifiés Qualiopi.
L’objectif de la certification Qualiopi est d’attester de la qualité du processus mis en œuvre par l’ensemble des prestataires selon un Référentiel National Qualité (RNQ) – organisé autour de 7 critères reliés à 22 indicateurs communs – qui assure ainsi une plus grande lisibilité de l’offre globale de formation. En outre, même pour ceux qui ne bénéficient pas de ces fonds, de nombreux avantages existent ; l’importance d’être dans la norme et de ne pas développer un sentiment de suspicion ou un doute chez les commanditaires en fait partie. On peut aussi considérer cette démarche comme un guide pour formaliser ses process, la documentation, l’approche et le fonctionnement de l’organisme de formation.
Au 15 mars 2021, selon les chiffres de la DGEFP, déjà 8 304 organismes ont été certifiés, 5 860 sont en cours de certification sur un marché total de 80 000 prestataires de formation dont 55 000 sont référencés sur DataDock. Seuls 25% des organismes sont donc certifiés ou en cours de certification, c’est assez peu et l’urgence grandit !
Différents acteurs interviennent dans cette certification parmi lesquels France Compétences qui représente l’autorité publique, le COFRAC, responsable de l’accréditation des certificateurs, les organismes certificateurs, donc, tels que l’ISQ puis viennent les auditeurs, les prestataires de formation et les apprenants.
Quelques statistiques révélées par la DEFP en date du 15/03/2021
Le process de certification et les audits
Le process de certification se découpe en plusieurs étapes comme présentées ci-dessous :
Voici les différentes étapes du process de certification Qualiopi
A la réception du dossier de demande complet, l’ISQ vous fournira un devis sous 24 à 48h, puis un contrat sous 48h à partir de la réception de ce devis signé avant une trentaine de jours pour programmer l’audit après réception du contrat signé. La durée d’un audit peut varier en fonction de certains éléments : le CA réalisé dans l’activité de formation en particulier, le nombre de catégories d’actions à certifier, le nombre de sites de formation et si l’OF bénéficie d’une certification / labellisation obtenue conformément à l’article R.163-3 active au moment de sa demande de certification. Ainsi, la durée de l’audit peut varier entre une demi-journée et plusieurs jours. Anticiper paraît primordial…
Pendant l’audit, deux types de non-conformités peuvent être repérées par l’auditeur : des non-conformités mineures – prise en compte partielle d’un des indicateurs qui ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée – et majeures – non prise en compte ou prise en compte partielle d’un indicateur qui remet en cause la qualité de la prestation. Gardons également en tête que 5 non-conformités majeures se transforment en une non-conformité majeure ! Ces informations sont communiquées à l’OF sous les 15 jours suivant l’audit. En cas de non-conformité mineure, l’organisme devra présenter un plan d’actions avec une mise en place dans un délai de 6 mois. Une non-conformité majeure entraîne, pour sa part, la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives sous 3 mois.
Dernier point sur la partie « audit », voici une liste de leurs différents types :
- Pré-audit ou audit blanc : non obligatoire, il sert principalement d’entraînement
- Audit initial complet ou aménagé : obligatoire, il est celui à ne pas rater !
- Audits dits « d’extension » : extension de sites ou de catégories d’actions de formation
- Audit de surveillance
- Audit de renouvellement
Ces audits peuvent être, pour certains, réalisés en présentiel (audit initial – sauf en période de crise sanitaire – et audit de renouvellement ou en distanciel (audit de surveillance). Un audit est découpé en plusieurs temps forts :
- Réunion d’ouverture
- Audit
- Synthèse
- Réunion de clôture
De leur côté, les audits multisites concernent un organisme couvert par un unique système qualité comprenant une fonction centrale qui régit plusieurs sites, un site étant caractérisé par la présence régulière de personnel de l’organisme. C’est l’auditeur qui choisira les sites à auditer afin d’atteindre ce que l’on considère comme un échantillon représentatif – nombre de sites audités = racine carrée de nombre de site à arrondi à l’entier le plus proche.
Organisez-vous pour être certifiés et contactez-nous rapidement !
Comme vous avez pu le découvrir à travers cet article et ce webinaire, il ne reste plus beaucoup de temps pour entamer son processus de certification ; en effet, entre les délais de traitement et l’obligation légale qui s’étend jusqu’au 31 décembre, il devient urgent de débuter vos démarches.
Pour ce faire, vous pouvez visionner notre webinaire mis en ligne à votre disposition sur notre chaîne Youtube et/ou nous contacter directement via notre site internet et/ou nos réseaux sociaux. On ne manquera pas de répondre à vos questions et de vous recevoir pour parler de Qualiopi !
