497 inscrits et 376 personnes qui ont suivi ce webinaire dédié à l’audit de surveillance Qualiopi… C’est dire si l’intérêt des organismes de formation et de leurs représentants a été suscité par cette thématique !
Première édition d’une série de quatre jusqu’à fin 2021, ce webinaire, présenté par notre auditeur et Directeur du Développement, Marc Verger, bien accompagné par Raphaël De Sa Mairos, chargé de mission « Qualité », a été l’occasion d’apporter des informations et précisions importantes afin de mieux appréhender la prochaine étape du cycle de certification en mettant en avant les principales différences avec l’audit initial notamment. Retour sur un événement virtuel qui conforte notre volonté permanente de coller au plus près des besoins des organismes de formation certifiés Qualiopi.
Marc Verger et Raphaël De Sa Mairos ont animé ce webinaire © ISQ
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L’audit de surveillance, une étape intermédiaire dans le cycle de vie de la certification Qualiopi
Le cycle de vie de la certification Qualiopi n’a rien d’un long fleuve tranquille ! Après avoir brillamment obtenu la certification et donc franchi l’étape de l’audit initial, ce webinaire s’adressait donc en particulier à TOUS les certifiés, qu’ils aient bénéficié d’un audit initial complet ou aménagé, voire d’un audit d’extension de site et/ou de catégories. Alors que les années 2020 et 2021 ont été réservées aux demandes d’audits initiaux à l’ISQ et chez la plupart des certificateurs, ce second semestre voit débuter une salve d’audits de surveillance qui devrait largement se poursuivre en 2022.
La crise sanitaire a conduit le gouvernement à apporter plusieurs aménagements ; le premier concerne les certifiés 2019 et 2020 qui bénéficient d’une durée de certification s’étalant sur 4 ans. Pour tous ces certifiés, l’audit de surveillance doit se dérouler entre le 14ème et le 28ème mois suivant l’obtention de la certification (et non le passage de l’audit initial), ce qui revient à une plage d’audits s’étendant de mars 2021 à avril 2023. Quant à ceux qui ont été certifiés en 2021 et 2022, on revient sur le texte initial de loi, soit une certification de 3 ans. Pour cette seconde catégorie, l’audit de surveillance se déroulera entre le 14ème et le 22ème mois, soit entre mars 2022 et octobre 2023.
L’audit de surveillance intervient au milieu du cycle de vie de la certification, après l’audit initial donc, mais en amont de l’audit de renouvellement, soit une étape intermédiaire de contrôle. Les références juridiques de cet audit sont basées sur plusieurs fondements législatifs : les arrêtés du 6 juin 2019 et du 24 juillet 2020, Questions / réponses V1, programme de certification et guide de lecture V7 .
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Audit de surveillance : modalité, durée et précisions législatives
Le format « présentiel » ou « distanciel » de l’audit initial a bénéficié d’un aménagement législatif et permet à l’organisme de formation de choisir parmi ces deux alternatives. En revanche, sur le cycle des trois audits, deux d’entre eux, a minima, doivent être fait en format présentiel.
Il existe tout de même quelques exceptions conscrites dans l’arrêté du 6 juin 2019 qui stipule que « l’audit de surveillance est réalisé sur site dans les cas suivants :
- Signalement conforme aux règles de réclamation définies par l’organisme certificateur ;
- Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent (FAQ 3.4) ;
- Pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités. »
Pour plus d’informations sur ces modalités particulières, ainsi que sur un potentiel audit d’extension en amont ou en aval de l’audit de surveillance, nous vous conseillons de prendre directement contact avec nous pour obtenir des informations personnalisées et adaptées à votre cas particulier.
La durée de l’audit de surveillance « à périmètre constant » se base sur le BPF transmis lors de la collecte des pièces de candidature avant l’audit initial ; c’est ce dernier qui servira de référence pour le calcul de l’audit de surveillance. La durée estimée est alors précisée dans votre contrat initial. Dans le cadre d’un changement de périmètre – nouveau(x) site(s), nouvelle(s) catégorie(s) d’action -, la durée de l’audit de surveillance sera en revanche modifiée et peut faire l’objet de la rédaction d’un avenant.
Quelques exemples concrets pour déterminer la durée de l’audit de surveillance :
Durée de l’audit de surveillance pour un OF avec CA entre 150K et 750K © ISQ
© ISQ
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Audit de surveillance : multi-sites, mono-sites, auditeurs en charge et objectifs
Côté organisme multi-sites, le mode de calcul repose sur la fameuse règle de « la racine carrée » qui ne s’appliquera pas pour l’audit de surveillance car l’ISQ a choisi, comme certains autres certificateurs, de n’auditer qu’un seul site parmi ceux recensés. Le site audité sera normalement différent de celui / ceux audités lors de l’audit initial.
Cet audit de surveillance sera réalisé par un auditeur de l’ISQ et, dans la mesure du possible, par le même auditeur que celui qui a réalisé l’audit initial. Dans la pratique, certains cas particuliers pourront faire l’objet d’un audit réalisé par un auditeur différent. En amont de l’audit, l’ISQ sollicitera les organismes de formation par le biais d’un formulaire qui permettra d’appréhender et comprendre les principaux changements juridiques, organisationnels, matériels, humains (RH) ou commerciaux (évolution CA, nouvelles thématiques de formation, nouveaux produits titres RNCP…).
L’objectif général de cet audit de surveillance sera de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Par ailleurs, une attention particulière sera portée aux non-conformités majeures ou mineures identifiées lors de l’audit initial, ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mis en place.
Dans le cadre d’un audit multi-sites, la fonction centrale sera obligatoirement auditée lors de l’audit de surveillance mais les objectifs restent inchangés par rapport aux OF mono-sites. Gardons également en mémoire une information capitale : le contenu de l’audit sera spécifique à chaque prestataire et dépendra de la durée, des non-conformités constatées lors de l’audit initial et/ou des audits d’extension, des évolutions du prestataire, de la vérification de l’usage de la marque Qualiopi, des indicateurs non audités précédemment pour les prestataires ayant bénéficié d’un audit aménagé et des nouveaux entrants lors de l’audit initial. Chaque certifié aura donc son plan d’audit propre et personnalisé.
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Audit de surveillance : temps forts, non-conformités et usage du logo Qualiopi
Les temps fort de cet audit de surveillance ressemblent à ceux de l’audit initial : réunions d’ouverture et de clôture entrecoupées de l’audit lui-même composé d’un échange de questions / réponses avec l’auditeur et de la vérification de la mise en œuvre des actions correctives et d’une synthèse rédigée par l’auditeur en vue de la réunion de clôture. En cas de non-conformités, le mode de traitement est le même que dans l’audit initial.
En revanche, lorsqu’une non-conformité mineure n’est pas résolue, elle se transforme en majeure. Si une non-conformité majeure n’a pas été levée, le prestataire risquera alors une suspension de sa certification. Il sera donc particulièrement important de vérifier que les plans d’actions correctifs que le prestataire s’était engagé à mettre en place l’ait réellement été sous peine de sanctions.
Autre facteur important, la vérification du logo Qualiopi et de son usage rentre dans les responsabilités de nos auditeurs ; veillez bien à respecter la charte d’usage de juin 2021 (fournie par l’ISQ) lorsqu’il s’agit d’utiliser ce logo sur votre site web ou dans vos supports de communication. Au-delà du logo, il faut également faire apparaître une mention obligatoire à travers une liste des catégories d’action pour lesquelles vous avez été certifiés.
Vérification de l’usage du logo Qualiopi et des mentions légales : TO DO OR NOT TO DO… © ISQ
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Audit de surveillance : à vous de jouer !
Rassurez-vous, l’audit de surveillance n’a rien d’un piège ! Il permet globalement de poursuivre les vérifications débutées lors de l’audit initial et de mesurer le chemin parcouru en cas de non-conformités mineures ou majeures, tout en veillant à l’utilisation correcte de la marque Qualiopi.
Si vous avez raté cette édition du webinaire, rien de bien grave : l’ISQ vous propose encore trois webinaires sous le même format ! Vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire à notre prochaine session qui se déroulera le mardi 23 novembre de 12h à 13h en cliquant ici.
Pour ceux qui souhaiteraient revoir ce webinaire en date du 19 octobre, retrouvez l’intégralité de ce dernier sur notre chaîne Youtube. Et pour toute autre demande de renseignement, Marc et Raphaël se feront un plaisir de vous accompagner !
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